PO là gì? Những quy tắc cần nhớ để sử dụng và quản lý PO hiệu quả

PO hay Purchase Order là một khái niệm không hề xa lạ đối với các cá nhân, tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại. Vậy thực tế PO là gì và nó có ý nghĩa như thế nào với các hoạt động thương mại? Hãy cùng King tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây.

1. PO là gì?

PO (Purchase Order) là khái niệm về đơn đặt hàng. Đây là một tài liệu thương mại được gửi từ người mua đến nhà cung cấp để ủy quyền cho phép mua hàng. Đơn đặt hàng là một hợp đồng ràng buộc chính thức để mua hàng hóa hoặc dịch vụ. 

Đơn đặt hàng phải bao gồm tất cả các chi tiết về giao dịch của doanh nghiệp, bao gồm giá trên mỗi đơn vị mà 2 bên mua bán đã đàm phán cũng như số lượng của từng mặt hàng được mua, bao gồm các chi tiết như kiểu dáng, màu sắc,…

Nhiều đơn đặt hàng cũng chính thức hóa các điều khoản thanh toán và vận chuyển. Mỗi đơn đặt hàng nên được đánh số duy nhất để việc theo dõi các khoản thanh toán trong tương lai được dễ dàng hơn và khớp với hồ sơ vận chuyển.  

2. Ý nghĩa của PO là gì?

Là một chứng từ quan trọng, PO mang ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với một doanh nghiệp. Đây được xem là tài liệu dùng để kiểm tra cũng như đánh giá các vấn đề liên quan tới đơn hàng. 

Ví dụ, hợp đồng sau khi đã được 2 bên ký kết thì PO sẽ bao gồm số lượng hàng hóa, giá cả, điều khoản, tình trạng thanh toán cũng như nhiều điều kiện khác. Mục đích chính của tạo PO chính là tìm các dịch vụ và vật phẩm để các giao dịch hàng ngày trở nên thuận tiện hơn. 

PO cho phép người mua hàng làm rõ mọi nhu cầu, mong muốn của họ thông qua nhà cung cấp. Cả 2 bên có thể sử dụng chúng trong các trường hợp đơn đặt hàng không được giao như đã trao đổi. 

Cung cấp các tài liệu chính thức về việc giao hàng cũng như tình trạng giao hàng cho các nhóm mua sắm, tài chính và vận hành. Khi một đơn hàng được tạo, chi phí sẽ được thiết lập, từ đó bạn sẽ có thể đánh giá và đưa ra kế hoạch chi tiêu phù hợp hơn.

PO mang tính ràng buộc về mặt pháp lý trong trường hợp không có hợp đồng chính thức. Khi này, PO có thể trở thành tài liệu mang tính pháp lý khi được nhà cung cấp chấp nhận.

Cùng với đó, PO cũng là một trong những yếu tố quan trọng giúp quá trình kiểm toán suôn sẻ hơn khi bạn đảm bảo về quá trình phát hành, xử lý cũng như ghi đơn đặt hàng. 

2. Nội dung chính của PO

Để đảm bảo tính rõ ràng, dễ hiểu cũng như đầy đủ thông tin cần thiết cho quá trình đặt hàng, mua hàng, một PO sẽ bao gồm các yếu tố cơ bản sau:

• Số PO
• Ngày lập PO
• Người bán/ người mua: Tên, thông tin liên hệ
• PIC
• Mô tả về hàng hóa/ sản phẩm
• Số lượng hàng hóa/ sản phẩm
• Thông số kỹ thuật của sản phẩm
• Đơn giá
• Tổng giá trị hợp đồng
• Điều khoản thanh toán
• Điều kiện giao hàng
• Các điều kiện đặc biệt như Discount, FOC,…
• Chữ ký của bên mua và bên bán

3. Sự khác nhau giữa Invoice và PO là gì?

Invoice còn được hiểu là hóa đơn, là loại chứng từ được xuất khi mua, bán hàng hóa. Nhiều ý kiến cho rằng PO cũng là một dạng hóa đơn, tuy nhiên trên thực tế, 2 khái niệm này không giống nhau và được nhận định rõ ràng qua một số vấn đề sau:

• Đơn đặt hàng (PO) sẽ được bên mua hàng chuẩn bị khi cần đặt hàng các loại hàng hóa, dịch vụ. Trong khi đó, hóa đơn lại được tạo bởi bên bán hàng với mục đích là lưu trữ giao dịch mua/ bán đã diễn ra và yêu cầu thanh toán khi các mặt hàng đã được xuất kho.
• Đơn đặt hàng sẽ được gửi cho bên bán và hóa đơn thì được gửi lại cho bên mua.
• PO chỉ được tạo khi bên mua có nhu cầu đặt hàng. Còn hóa đơn sẽ được tạo khi bên mua đã thực hiện thành công việc mua hàng. Hóa đơn sẽ được xuất tự động và quản lý công nợ trên các phần mềm quản lý hóa đơn.
• PO thường yêu cầu rõ về các thông tin bắt buộc trong hợp đồng mua bán sản phẩm, dịch vụ. Trong khi đó, các hóa đơn sẽ thường chỉ dùng để xác nhận quá trình bán hàng cũng như lưu trữ chứng từ để phục vụ quá trình kết toán.

4. Quy trình sử dụng PO

Tùy vào từng loại hình kinh doanh mà quy trình mua hàng bằng PO sẽ khác nhau. Tuy nhiên, thông thường các bước sử dụng và tạo PO sẽ diễn ra theo quy trình như sau:

– Bước 1: Bên mua hàng tìm hiểu và quyết định mua một sản phẩm, dịch vụ bất kỳ cho doanh nghiệp. 

– Bước 2: Bên mua hàng sẽ xuất PO cho bên bán để bắt đầu quá trình mua hàng. 

– Bước 3: Bên bán hàng sẽ nhận PO và xác nhận với bên mua hàng xem có thể đáp ứng được điều kiện đặt hàng hay không. Nếu bên bán không thể thực hiện được yêu cầu của bên mua thì PO sẽ bị hủy. 

– Bước 4: Nếu bên bán xác nhận thực hiện giao dịch thì bên mua sẽ chuẩn bị các đơn hàng dựa trên lượng đơn hàng trong kho hoặc lên lịch sản xuất để đảm bảo khả năng cung cấp đầy đủ số hàng theo đúng tiến độ mà bên mua đã yêu cầu.

– Bước 5: Sau khi đã sản xuất đủ số lượng đơn hàng, bên bán có thể nhờ một đơn vị chuyên về vận tải – logistic cung cấp dịch vụ vận chuyển với số lượng PO mà bên mua hàng đã gửi đến. 

– Bước 6: Bên bán hàng lập hóa đơn cho đơn đặt hàng. Trong đó có sử dụng số PO mà bên mua gửi để đảm bảo tính chính xác cũng như khả năng kiểm tra chéo thông tin giao hàng một cách nhanh nhất. 

– Bước 7: Bên mua hàng sau khi kiểm tra hàng hóa sẽ thực hiện quá trình thanh toán theo các điều khoản trong đơn đặt hàng cho bên bán. 

5. Làm thế nào để quản lý PO hiệu quả?

PO là một trong những chứng từ vô cùng quan trọng với doanh nghiệp, vì vậy việc quản lý PO đúng cách là yếu tố quan trọng để hạn chế tối đa rủi ro có thể xảy ra trong quá trình làm việc với nhà cung cấp.

• Quản lý nhà cung cấp mà doanh nghiệp của bạn đã từng đặt hàng. Hồ sơ nhà cung cấp cần đảm bảo tính rõ ràng, dễ tiếp cận cũng như hợp lý hóa các hoạt động mua sắm. Điều này sẽ giúp việc lựa chọn nhà cung cấp trở nên dễ dàng và chính xác nhất.
• Tạo dựng các hạn chế về chi phí liên quan đến ngân sách bằng việc phân loại sản phẩm, dịch vụ cần thiết để bổ sung hàng tồn kho cũng như tách các khoản mua thành nhiều danh mục.
• Triển khai hệ thống phê duyệt mua hàng để có thể kiểm soát vấn đề chi phí cũng như ngăn ngừa quản lý tài chính yếu kém. Triển khai quy trình phê duyệt đúng cách sẽ giúp bạn có thể ngăn chặn việc mua hàng không đạt yêu cầu, đặc biệt là trong trường hợp đơn đặt hàng trùng lặp được đặt cho cùng một sản phẩm.
• Đưa ra các đề mục cần kiểm tra để đánh giá và đảm bảo chất lượng, giúp duy trì dữ liệu chính xác của các đơn đặt hàng. Từ đó, giảm thiểu sai sót và đảm bảo tất cả các chi tiết đều được điền chính xác, bao gồm cả các thông tin quan trọng như số lượng mua, giá cả hay chi tiết vận chuyển cung như các khoản thuế đánh vào hàng hóa của bạn.
• Quản lý hồ sơ và tài liệu để đảm bảo quá trình kiểm toán. Hồ sơ cần được lưu trữ đúng cách để hạn chế thất thoát, nhầm lẫn và đặc biệt là đảm bảo về tính bảo mật cho các chứng từ.
• Quy trình hủy đơn hàng cần phải rõ ràng. Cùng với đó, khi PO bị hủy, phải có một văn bản chính thức, bao gồm các thông tin liên quan cùng chữ ký phê duyệt. PO bị hủy cần được lưu trữ cùng các tài liệu liên quan.

Với các cửa hàng bán lẻ, đơn đặt hàng hay đơn nhập hàng sẽ được quản lý nhanh chóng ngay trên các phần mềm quản lý bán hàng để đảm bảo khả năng lưu trữ cũng như quản lý một cách hiệu quả. 

Phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp bạn quản lý và theo dõi toàn bộ quá trình từ đặt hàng, nhập hàng đến nhập kho. Cùng với đó là quản lý chi tiết toàn bộ nhà cung cấp và công nợ để tính toán chi phí nhập hàng và thanh toán đúng hạn. 

Cùng với đó, dựa trên các báo cáo bán hàng trên phần mềm, bạn cũng có thể đánh giá hiệu quả bán ra của từng sản phẩm theo từng nhà cung cấp. Từ đó theo dõi nhu cầu khách hàng và lên kế hoạch nhập hàng phù hợp.  

Trên đây là những thông tin chính mà bạn cần biết về PO là gì cũng như những ý nghĩa của PO trong hoạt động thương mại. King hy vọng rằng những chia sẻ trên của chúng tôi có thể giúp bạn nâng cao hiệu quả khi triển khai PO cũng như quản lý dễ dàng hơn.