Chuyển đổi số là gì ? Hướng dẫn cách chuyển đổi số doanh nghiệp hiệu quả chi tiết A-Z

Chuyển đổi số (Digital transformation) là việc sử dụng các công nghệ số để thay đổi mô hình kinh doanh, tạo ra những cơ hội, doanh thu và giá trị mới. Không phải vì là xu hướng nên các doanh nghiệp chuyển đổi số mà chuyển đổi số thực sự mang lại rất nhiều lợi ích cho mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp.

I. Chuyển đổi số là gì?

Mặc dù đã xuất hiện từ rất lâu trên thế giới nhưng ở Việt Nam, khái niệm chuyển đổi số mới chỉ xuất hiện trong vài năm trở lại đây với nhiều định nghĩa, cách hiểu khác nhau.

Theo Gartner – công ty nghiên cứu và tư vấn công nghệ thông tin hàng đầu thế giới đưa ra định nghĩa về chuyển đổi số như sau: “Chuyển đổi số là việc sử dụng các công nghệ số để thay đổi mô hình kinh doanh, tạo ra những cơ hội, doanh thu và giá trị mới”

Còn Microsoft thì cho rằng “Chuyển đổi số là việc tư duy lại cách thức các tổ chức tập hợp mọi người, dữ liệu và quy trình để tạo những giá trị mới”

Tại Việt Nam, chuyển đổi số (sau đây được viết tắt là CĐS) được hiểu theo nghĩa là quá trình thay đổi từ mô hình truyền thống sang doanh nghiệp số bằng cách áp dụng công nghệ mới như dữ liệu lớn (Big Data), Internet vạn vật (IoT), điện toán đám mây (Cloud)… thay đổi phương thức điều hành, lãnh đạo, quy trình làm việc, văn hóa công ty.

Đến đây có lẽ các bạn cũng cũng đã phần nào hiểu được, chuyển đổi số hay Digital Transformation là gì rồi chứ ?

II. Phân biệt chuyển đổi số với số hóa

Có không ít người nhầm lẫn hai khái niệm “chuyển đổi số tiếng anh Digital Transformation” và “số hóa”. Vậy làm cách nào để phân biệt được hai định nghĩa này?

Số hóa được hiểu là việc biến đổi các giá trị thực sang dạng số, ví dụ như việc thay vì quản lý hồ sơ nhân viên bằng file cứng thì nay bộ phận nhân sự các tổ chức đã có thể nhập liệu lên file excel và quản lý trên đó.

Còn “chuyển đổi số” là khi có dữ liệu được số hoá rồi, chúng ta phải sử dụng các công nghệ như AI, Big Data… để phân tích dữ liệu, biến đổi nó và tạo ra một giá trị khác. Có thể hiểu CĐS là mức độ cao cấp hơn số hóa.

Ví dụ Google chỉ một trong rất nhiều công ty trên toàn cầu thành công trong việc không chỉ thay đổi mô hình kinh doanh theo thị trường, mà còn tăng lợi nhuận nhờ CĐS.

Lúc đầu Google không có mô hình kinh doanh cụ thể, hoạt động không lợi nhuận, kiếm được chút lợi nhuận nhờ bán công cụ tìm kiếm. Nhưng từ năm 2003, công ty tung ra AdWords cho phép các công ty mua quảng cáo khi mọi người tìm kiếm trên Google.com. Tiếp theo, năm 2008, Google tạo được doanh thu 21 tỷ USD chỉ từ quảng cáo.

III. Thực trạng chuyển đổi số tại thị trường Việt Nam hiện nay

Thủ tướng Chính phủ đã phê duyệt Chương trình chuyển đổi số quốc gia và COVID-19 được coi là thời điểm có một không hai để tiến hành CĐS.

Để nói về thực trạng CĐS trong các công ty ở Việt Nam, có thể mượn lời của ông Nguyễn Huy Dũng, Cục trưởng Cục Tin học hóa phát biểu tại Hội nghị sơ kết công tác 6 tháng đầu năm của Bộ TT&TT “Đại dịch Covid-19 là cú “huých” trăm năm cho chuyển đổi số”.

Có tới 6 lĩnh vực được dự báo sẽ thay đổi mãi mãi sau COVID-19 bao gồm: làm việc trực tuyến; giáo dục trực tuyến; y tế từ xa; các phương tiện lái tự động; mua sắm trực tuyến; Ngành công nghiệp; tổ chức các sự kiện, hội chợ triển lãm ảo trên không gian mạng thay vì tổ chức trong đời thực.

Ở Việt Nam, Chính phủ và Bộ TT&TT đưa ra 3 trụ cột chính của chương trình CĐS quốc gia là chính phủ số, kinh tế số và xã hội số.

3 trụ cột của chuyển đổi số ở Việt Nam

Nhìn xa hơn một chút sang người anh em láng giềng Trung Quốc chúng ta cũng sẽ thấy sự chuyển mình mạnh mẽ của các DN trong chiến lược CĐS quốc gia. Và COVID-19 mang tới công cuộc chuyển đổi số với các doanh nghiệp cả tiêu cực lẫn tích cực.

– Ba tác động tích cực là: Cải thiện khả năng hợp tác từ xa; Nâng cao nhận thức về giá trị của chuyển đổi số và Công nghệ thông tin trong tất cả các nhân viên; Tăng cường các khả năng tiếp thị và phát triển kinh doanh trực tuyến.

– Ba tác động tiêu cực là: Không có khả năng gặp trực tiếp khách hàng; Hiệu xuất bán hàng giảm đáng kể; Không có khả năng tiếp tục sản xuất.
Những tác động này cũng tương đồng với thực trạng chuyển đổi số tại các tổ chức tại Việt Nam.

Ở Việt Nam, những ngành diễn ra chuyển đổi số sớm nhất có thể kể đến là: tài chính, giao thông và du lịch. Tuy nhiên, có rất ít tổ chức nhận thức đúng vai trò của CĐS, đặc biệt là các DN vừa và nhỏ – lực lượng chiếm đến 97% tổng số doanh nghiệp. Những rào cản đối với quá trình chuyển đổi số có thể kể đến là:

• 17% thiếu kỹ năng số và nhân lực
• 16,7% thiếu nền tảng công nghệ thông tin đủ mạnh để cho phép chuyển đổi kỹ thuật số
• 15,7% thiếu tư duy kỹ thuật số hoặc các thách thức về văn hóa kỹ thuật số trong công ty

Chuyển đổi số là một con đường dài nhưng đứng trước thực trạng CĐS trong doanh nghiệp vừa kể trên, các tổ chức cần phải nhanh chóng đẩy mạnh công cuộc số hóa doanh nghiệp, tạo tiền đề vững chắc để CĐS nhanh và thành công.

IV. Tại sao phải chuyển đổi số?

Không phải vì là xu hướng nên các doanh nghiệp chuyển đổi số mà chuyển đổi số thực sự mang lại rất nhiều lợi ích cho mọi mặt hoạt động của các công ty: từ điều hành quản lý đến nghiên cứu, kinh doanh….

Chắc hẳn ai trong chúng ta cũng đều biết đến Google, lúc đầu Google hoạt động phi lợi nhuận. Nhưng từ năm 2003, Google tung ra công cụ quảng cáo adwords cho phép các doanh nghiệp mua vị trí quảng cáo khi người dùng tìm kiếm thông tin trên google.com. Và đến năm 2008, công ty này thu về 21 tỷ USD chỉ từ quảng cáo.

Tầm quan trọng của CĐS được thể hiện ở nhiều khía cạnh như: cắt giảm chi phí vận hành, tiếp cận được nhiều khách hàng hơn trong thời gian dài hơn, lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn nhờ hệ thống báo cáo thông suốt kịp thời. Qua đó, hiệu quả hoạt động và tính cạnh tranh của tổ chức, được nâng cao. Một doanh nghiệp số được chuyển đổi thành công thường nhận được nhiều lợi ích như sau:

1. Xóa nhòa khoảng cách giữa các phòng ban

Thực tế ở các đơn vị chưa chuyển đổi số, hầu như không có sự liên kết thông tin giữa các phòng ban với nhau, phòng ban nào làm việc của phòng ban đó bởi mỗi bộ phận sử dụng một phần mềm riêng lẻ. Chính điều này đã khiến cho công việc thường xuyên bị tắc nghẽn không rõ nguyên nhân, kéo theo hàng loạt các tác động xấu đến DN như: phục vụ khách hàng chậm hơn, bán được ít hàng hơn, doanh thu đi xuống,….

Khi áp dụng CĐS, có nghĩa là với các doanh nghiệp đã tạo ra một nền tảng kết nối được tất cả các phòng ban nội bộ lại với nhau. Mỗi phòng ban vẫn có công cụ để phục vụ nghiệp vụ chuyên môn mà vẫn có thể giao tiếp với bộ phận khác. Thông qua các kết nối này, các vấn đề được nhận dạng, phòng ngừa trước khi xẩy ra và sẽ được xử lý nhanh chóng khi các chức năng có thể thấy và phối hợp cùng nhau.

2. Tăng cường sự minh bạch, hiệu quả và sáng tạo trong hệ thống quản trị công ty

Thay vì phải ngồi chờ nhân sự gửi báo cáo qua đường email hoặc báo cáo bản cứng, các CEO hoàn toàn có thể chủ động xem các loại báo cáo mà mình muốn bất cứ lúc nào. Đây là lợi ích vô cùng to lớn do CĐS mang lại.

Mọi hoạt động của công ty từ việc có khách hàng tìm hiểu sản phẩm, nhân viên kinh doanh bán hàng, kế toán ghi nhận doanh số hay biến động về con người ở các bộ phận như thế nào đều được thể hiện trên các công cụ số, mà cụ thể ở đây là các phần mềm quản trị doanh nghiệp. CEO dễ dàng truy xuất báo cáo về mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp. Không chậm trễ và cũng không có “vùng tối” sẽ giúp CEO quản lý doanh nghiệp hiệu quả và minh bạch và sáng tạo hơn so với thời kỳ trước đó.

3. Tối ưu hóa năng suất nhân viên

Theo nghiên cứu từ năm 2017 của Microsoft tại khu vực châu Á – Thái Bình Dương, chuyển đổi số sẽ làm tăng năng suất lao động trong năm 2020 là 21%; 85% công việc trong khu vực sẽ bị biến đổi trong ba năm tiếp theo.

Quyết định thuê nhân viên vào làm việc, công ty nào cũng muốn khai thác được tối đa năng lực của họ trong công việc, CĐS sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện điều này.

Thứ nhất, những việc có giá trị gia tăng thấp, hệ thống có thể tự động thực hiện mà công ty không cần tốn chi phí trả lương cho nhân viên thực hiện.

Thứ hai, vì vậy mà nhân viên có thêm thời gian để nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ và thực hiện các công việc có giá trị gia tăng cao.

Bên cạnh đó, chuyển đổi số cũng giúp người quản lý dễ dàng đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên thay vì quan điểm lỗi thời chú trọng đến thời gian đầu vào như trước đây. Tức là CĐS còn giải quyết được cả vấn đề còn người trong tổ chức.

4. Nâng cao khả năng cạnh tranh

Tổ chức nào sở hữu nền tảng số hóa thì có thể triển khai và vận hành doanh nghiệp hiệu quả , chính xác và chất lượng hơn. Các giải pháp quản trị và vận hành số hóa gia tăng hiệu quả từ 30-40 % cho tới 100 %. Để so sánh tác động của doanh nghiệp CĐS và truyền thống có lẽ giống như cuộc chiến của người khổng lồ và kẻ tí hon vậy.

Chuyển đổi số giúp tổ chức nâng cao khả năng cạnh tranh còn thể hiện ở việc tương tác nhanh chóng với khách hàng, chăm sóc cá nhân hóa khách hàng, phục vụ khách hàng tốt hơn,…

V. Quy trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Nhiều công ty mới tiếp cận với khái niệm chuyển đổi số, đã nhận biết được lợi ích mà CĐS đem lại. Nhưng bắt đầu chuyển đổi số từ đâu? Như thế nào? Doanh nghiệp vẫn chưa có lời giải.

Giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp chỉ thực sự đạt được hiệu quả khi chủ thể áp dụng chuyển đổi số dưới đây.

Quy trình này gồm 5 bước độc lập như sau:

Bước 1. Lập kế hoạch

Khi không có sự chuẩn bị tức là bạn đã chuẩn bị cho sự thất bại. Ngược lại, khi có kế hoạch  rõ ràng, tức là bạn đã có một nửa thành công.

Trước khi bắt tay vào các giải pháp chuyển đổi số cụ thể, cấp lãnh đạo, quản lý công ty phải cùng nhau bàn bạc để đưa ra một kế hoạch chi tiết nhất bao gồm: mục tiêu của CĐS là gì, những việc cần làm, thời gian thực hiện cho mỗi công việc, thời gian hoàn thành dự kiến,…

Bước 2. Lập chiến lược

Sau khi có kế hoạch, bước tiếp theo trong quy trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp là xác định chiến lược đúng đắn bằng cách tham khảo tài liệu của Bộ TT&TT hoặc tìm hiểu các doanh nghiệp đã CĐS thành công.

Sau đó, dựa vào những đặc thù riêng của mình mà chủ thể DN sẽ xây dựng chiến lược chuyển đổi số phù hợp.

Bước 3. Số hóa tài liệu, quy trình

Số hóa là công cuộc quan trọng đầu tiên trong toàn bộ quá trình CĐS trong doanh nghiệp. Đầu ra của số hóa sẽ là đầu vào, là nguyên liệu không thể thiếu cho CĐS.

Ví dụ một công ty muốn chuyển đổi số với công tác đào tạo nội bộ cho nhân viên thì việc đầu tiên và quan trong phải làm là số hóa các tài liệu đào tạo, đưa các biểu mẫu, quy trình thành tài liệu online. Tài liệu số hóa tốt sẽ mang đến cho doanh nghiệp hiệu quả chuyển đổi số cao.

Bước 4. Chuẩn bị về nhân lực

Trên thực tế, từ các tấm gương doanh nghiệp CĐS thành công có thể dễ dàng nhận thấy bên cạnh việc tập trung vào chuyên môn, họ còn rất chú ý đến công tác đào tạo nguồn nhân lực ứng phó nhanh với sự thay đổi và rủi ro.

Đầu tiên, nhân lực chủ chốt của quy trình chuyển đổi số phải là những thành viên quản lý cấp cao, có vị thế và tầm ảnh hưởng nhất định để chịu trách nhiệm chính.

Bước 5. Đầu tư vào công nghệ

Sau khi khảo sát thì có tới 80% doanh nghiệp vừa và nhỏ (lực lượng chiếm 97% tổng số doanh nghiệp Việt Nam) gặp khó khăn trong việc xây dựng hạ tầng công nghệ phục vụ quá trình CĐS.

Mặc dù các nền tảng công nghệ phục vụ CĐS ngày càng trở nên phổ biến thì việc lựa chọn nền tảng phù hợp với DN không hề dễ. Hãy đảm bảo rằng nền tảng công nghệ đó phù hợp với đặc thù của DN mình và thân thiện với nhân viên của mình.

VI. Các nhà cung cấp dịch vụ chuyển đổi số

Để chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp cần nghiêm túc tìm kiếm cho mình một đối tác chiến lược, một nhà cung cấp dịch vụ chuyển đổi số phù hợp.

Các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp dịch vụ CĐS phù hợp với doanh nghiệp là:

• Thứ nhất, nhà cung cấp phải là nhà tư vấn chuyển đổi số, tư vấn về cách thức chuyển đổi số trong doanh nghiệp thay vì chăm chăm bán phần mềm, bán giải pháp.
• Thứ hai, nhà cung cấp dịch vụ có uy tín và kinh nghiệm lâu năm để đồng hành lâu dài cùng với tổ chức.
• Thứ ba, các sản phẩm của nhà cung cấp dịch vụ phải kết nối với nhau thành một hệ sinh thái phục vụ công cuộc CĐS để DN không phải sử dụng nhiều phần mềm rời rạc, không liên kết được với nhau.